A doação começa por um cadastramento, onde o doador deve se identificar. Caso o doador não pretenda tornar pública sua identidade, ele poderá associar um código alfa numérico ao seu cadastro. O cadastro, com a devida identificação, é guardado em sigilo pela destinatária da doação.
Ao código alfa numérico (ou ao próprio nome, se não quiser sigilo) o doador deve associar uma senha secreta. No ato da gravação o sistema vai validar ou não o código alfa numérico e a senha (se já existem ou não no sistema).
Na planilha eletrônica de doações para a entidade beneficiada, disponível na página do portal, vai aparecer o valor doado e o doador. Ou melhor, o nome do doador que assim autorizou ou o código alfa numérico do doador que não quer tornar público seu ato pessoal de doação.
Eventuais doações anônimas depositadas diretamente em bancos devem ser também referenciadas nas planilhas. Mais claramente, toda e qualquer entrada de dinheiro deve ser lançada na planilha da entidade.
Assim, cada doador vai poder conferir se sua doação de fato foi contabilizada. E vai ver também quantas outras doações foram feitas e qual o valor de cada uma delas. Portanto, a fiscalização atenta de todos os doadores vai fazer com que cada centavo doado seja rastreado.
No final da planilha de doações os valores doados a cada entidade vão ser totalizados. E depois cada valor total é lançado no demonstrativo contábil eletrônico da respectiva entidade, ao lado de outras receitas. Pelo demonstrativo vai ser possível observar também as despesas realizadas com base nas receitas, onde se inclui cada doação.